Політика конфіденційності та захисту персональних даних

1. Терміни та умовні позначення

Для цілей цієї Політики конфіденційності використовуються наступні терміни в такому значенні:

Термін «Віртуальний Консультант» або «Чат-Бот» означає комп’ютерну програму для спілкування зі штучним інтелектом, який взаємодіє з Користувачем за допомогою текстових повідомлень. Чат-Бот розроблений для емуляції поведінки людини як партнера у розмові. Він містить заздалегідь сформовані питання та відповіді на підставі норм чинного законодавства, а також професійних знань та досвіду Розробника.

Під терміном «Користувач» розуміється будь-яка фізична особа, яка має можливість скористатися Чат-Ботом через Веб-сторінку та взаємодіє з  Чат-Ботом, обмінюючись повідомленнями, або здійснює будь-яку іншу дію чи операцію, доступну через Чат-Бот. Користувач погоджується з даними Умовами користування, Політикою конфіденційності та захисту персональних даних, а також іншими правилами, які регулюють використання Чат-Бота.

Терміни «Розробник», «Ми», «Нас», «Нам», «Наші» відносяться до ТОВ «Мазар-Україна», код ЄДРПОУ 19368665, що є зареєстрованим за адресою Україна, 04080, місто Київ, вул.Кирилівська, будинок 15А. Цей термін включає всіх фахівців ТОВ «Мазар-Україна», які беруть участь у створенні, розробці та підтримці Чат-Бота. Розробник володіє необхідними знаннями і навичками для створення запитань та відповідей для Віртуального Консультанта, що надає інформацію про правила трансфертного ціноутворення в Україні.

Розробник створює функціональність Чат-Бота, його дизайну та інтеграцію з необхідними системами, а також за забезпечує його безперебійну роботу та підтримку. Фахівці ТОВ «Мазар-Україна» займаються програмуванням, аналізом даних, налагодженням, оновленням та вдосконаленням Чат-Бота, щоб забезпечуючи оптимальну взаємодію з Користувачем, з урахуванням змін законодавства, на підставі якого Чат-Бот надає свої відповіді Користувачу.

Розробник залишає за собою право на власний розсуд в будь-який момент вносити будь-які зміни до Чат-Боту, включаючи (але не обмежуючись):

• розширення або скорочення обсягу тем, щодо яких Чат-Бот надає консультації;
• визначення запитань та відповідей Чат-Бота;
• надання додаткових функцій Чат-Боту;
• встановлення обмеження щодо користування Чат-Ботом, тощо.

Продукти Microsoft – програмна продукція, розроблена компанією Microsoft, яка включає, у тому числі:

• платформу Microsoft Power Virtual Agents, на базі якої створений Чат-Бот. Платформа Microsoft Power Virtual Agents це інструмент, розроблений компанією Microsoft, який надає можливість створення та управління чат-ботами. Платформа забезпечує різноманітні функції, інструменти та можливості для розробки та налаштування Чат-Бота.
• форми Microsoft (Microsoft Forms) - онлайн-програмe, розробленe компанією Microsoft, для створення форм опитувань;
• платформу Microsoft Power Automate - інструмент, розроблений компанією Microsoft, який надає можливості для автоматизації певних дій з використанням інших іструментів Microsoft;
• програму Microsoft Teams, розроблену компанією Microsoft, що використовується для обміну миттєвими повідомленнями між користувачами;
• Microsoft Sharepoint - інструмент, розроблений компанією Microsoft, що є безпечним місцем для зберігання, упорядкування, надання спільного доступу співробітникам компанії до документів тощо.

Веб-сторінка, Веб-сайт – сторінка в мережі Інтернет, на якій розміщений Чат-Бот, що є частиною офіційного сайту ТОВ «Мазар Україна».

Конфіденційність персональних даних – вимога, обов’язкова до дотримання Розробником, а також іншими особами, що отримали доступ до персональних даних Користувача. Також ця вимога розповсюджується на недопущення розповсюдження таких даних без попереднього отримання згоди Користувача чи без інших законних підстав. 

Обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, що здійснюються з використанням засобів автоматизації або без використання таких засобів з персональними даними, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і  поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних.

Персональні дані — будь-яка інформація, що прямо стосується  фізичної особи, яка ідентифікована або може бути ідентифікована.

Поширення персональних даних - дії, спрямовані на розкриття персональних даних невизначеному колу осіб.

Надання персональних даних - дії, спрямовані на розкриття персональних даних певній особі або визначеному колу осіб.

Знеособлення персональних даних - дії, в результаті яких стає неможливим без використання додаткової інформації визначити приналежність персональних даних певній фізичній особі.

Використання персональних даних - дії (операції) з персональними даними, що здійснюються Компанією з метою прийняття рішень чи вчинення інших дій, що породжують юридичні наслідки щодо Користувача персональних даних чи інших осіб або іншим чином зачіпають права і свободи Користувача персональних даних або інших осіб.

Знищення персональних даних - дії, в результаті яких стає неможливим відновити зміст персональних даних в інформаційній системі персональних даних і (або) в результаті яких знищуються матеріальні носії персональних даних.

“IP-адреса” — це числове позначення, що використовується комп'ютерами в мережі для ідентифікації комп'ютера при кожному вході в Інтернет.

2.1. Дана Політика конфіденційності та захисту персональних даних (надалі – «Політика Конфіденційності») є невід’ємною частиною Умов користування Віртуальним Консультантом (Чат-Ботом) і визначає загальні умови обробки та захисту персональних даних Користувача, які можуть збиратися під час взаємодії Користувача з Чат-Ботом.

2.2. Політика Конфіденційності охоплює різні аспекти взаємодії з персональними даними Користувача, включаючи їх збір, використання, зберігання, передачу, знеособлення та знищення, і визначає зобов’язання Розробника, що стосуються нерозголошення персональних даних та конфіденційності інформації, яка була надана Користувачем.

2.3. Ми дотримуємось принципів конфіденційності та поваги до приватності Користувачів. Ми гарантуємо, що Чат-Бот не збирає, не запитує та не використовує будь-яку персональну інформацію або конфіденційні дані, що стосуються Користувачів, без їх вираженої згоди. Процес функціонування Віртуального Консультанта ґрунтується на загальній інформації та наданні узагальнених відповідей на запитання, пов'язані з трансфертним ціноутворенням.

2.4. Розробник не проводить перевірку на достовірність персональних даних, що надає Користувач в ході взаємодії з Чат-Ботом.

2.5. У разі відсутності згоди з цією Політикою Конфіденційності з боку Користувача, Користувач не має права користуватись Віртуальним Консультантом (Чат-Ботом).

3.1. Предметом даної Політики Конфіденційності є інформація, яка збирається Веб-Сайтом, Чат-Ботом та Продуктами Microsoft як в автоматичному режимі, так і шляхом отримання такої інформації від Користувача через взаємодію Користувача з Чат-Ботом.

3.2. Розробник має право отримувати, зберігати, обробляти та знищувати персональні дані виключно у відповідності до цієї Політики конфіденційності.

4.1. Коли Користувач відвідує Веб-Сайт, Ми автоматично збираємо певну інформацію про пристрій Користувача, включаючи дані про IP-адресу, інформацію про браузер (чи іншої програми, яка здійснює доступ до сайту), інформація про мову Користувача, часовий пояс та деякі файли cookie на такому пристрої. Крім того, під час перегляду сайту Ми можемо збирати інформацію про окремі веб-сторінки або товари, які переглядає Користувач, про те, які веб-сайти або пошукові запити направили Користувача на Веб-Сайт, і про взаємодію Користувача з Веб-Сайтом. Детальніше про автоматичний збір таких даних можна ознайомитись на Нашій Веб-Сторінці в розділі Політика конфіденційності.

4.2. Ми також збираємо особисті дані та відповіді, які Користувач може надавати Чат-Боту в ході взаємодії з Чат-Ботом. Такі дані та відповіді включають, зокрема, ім’я Користувача та відповіді, які Користувач надає Чат-Боту.

4.3. Ми не перевіряємо достовірність наданих Користувачем даних в ході взаємодії з Чат-Ботом та не зобов’язуємо Користувача надавати виключно достовірні дані. Надання недостовірних даних не передбачає будь-якої відповідальності для Користувача.

4.4. У випадках, коли Користувач бажає отримати зворотній зв’язок від фахівців Розробника, Ми збираємо додатково наступні персональні дані Користувача:

• номер телефону Користувача;
• адреса електронної пошти (e-mail) Користувача.

4.3. Оскільки Чат-Бот побудований з використанням Продуктів Microsoft, при взаємодії з Чат-Ботом компанія Microsoft також може збирати дані Користувача. Детальну інформацію про політику конфіденційності Microsoft можна знайти на офіційному веб-сайті Microsoft: Microsoft Privacy Statement – Microsoft privacy.

4.4. Розробник не збирає будь-яку інформацію про расове або етнічне походження, про політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання у скоєнні злочину або засудження до кримінального покарання, а також дані, що стосуються здоров'я, статевого життя, біометричних або генетичних даних.

5.1. Обробка персональних даних, наданих Користувачем, здійснюється будь-яким законним способом, в тому числі в інформаційних системах Розробника з використанням засобів автоматизації або без використання таких засобів.

5.2. Розробник приймає необхідні і достатні правові, організаційні та технічні заходи для захисту інформації, що надається Користувачами, від неправомірного або випадкового доступу, знищення, зміни, блокування, копіювання, поширення, а також від інших неправомірних дій третіх осіб, у тому числі неправомірних дій працівників або колишніх працівників Розробника.

5.3. Розробник надає доступ до інформації і персональних даних Користувачів виключно вузькому колу уповноважених співробітників, які дали згоду на забезпечення конфіденційності такої інформації і даних відповідно до вимог Розробника.

5.4. Інформація, яка збирається автоматично Веб-Сайтом (п. 4.1 цієї Політики Конфіденційності) обробляється з метою виявлення і вирішення технічних проблем та для забезпечення сумісності Веб-Сторінки з пристроєм Користувача. Зібрана автоматично інформація обробляється також для виявлення потенційних випадків зловживання з боку Користувача та для статистичної інформації про використання Веб-Сайту. Детальніше про обробку таких даних можна ознайомитись на Нашій Веб-Сторінці в розділі Політика конфіденційності.

5.5. Розробник обробляє персональні дані та іншу інформацію, яку надає Користувач, в ході взаємодії з Чат-Ботом, виключно для таких цілей:

• оптимізація та покращення функціонування Чат-Боту;
• збір та аналіз знеособлених статистичних даних щодо Користувачів та питань, на які відповідає Чат-Бот;
• у випадках, коли Користувач висловив бажання зв’язатися з фахівцями Розробника і надав свої контактні дані – для зворотного зв’язку з Користувачем з метою надання інформаційно-консультаційних послуг;
• надання Користувачу ефективної клієнтської і технічної підтримки при виникненні проблем, пов’язаних з використанням веб-сайту або Чат-бота;
• у разі надання Користувачем згоди на отримання інформаційної розсилки від Розробника на електронну пошту – для включення Користувача в розсилку новин та інформації щодо змін законодавства, запланованих Розробником подій (вебінари, семінари, конференції тощо), щодо публікацій статей від фахівців Розробника в ЗМІ, розсилки Розробника рекламного характеру тощо.

5.6. Згода, надана Користувачем шляхом надання своїх персональних даних через Чат-Бот (у тому числі шляхом перенаправлення Користувача Чат-Ботом на інші Продукти Microsoft),  підтверджує згоду Користувача на обробку його персональних даних Розробником і не вимагає його письмової згоди на обробку.

5.7. Персональні дані Користувачів зберігаються Розробником з використанням Продуктів Microsoft.

5.7. Ми не продаємо і не передаємо третім особам персональні дані Користувачів, а також не надаємо третім особам доступ до місця зберігання персональних даних Користувачів з будь-якою метою, крім випадків, коли така передача персональних даних є вимогою законодавства.

5.8. Використання Продуктів Microsoft не визнається передачею персональних даних Користувача третім особам для цілей даної Політики конфіденційності, оскільки Продукти Microsoft є обов’язковою умовою для функціонування Чат-Боту.  Для використання Віртуального Консультанта, Користувач має погодитись також з політикою конфіденційності Microsoft, яка розміщена на офіційному веб-сайті Microsoft: Microsoft Privacy Statement – Microsoft privacy. Використання Чат-Боту означає погодження Користувача з політикою конфіденційності Microsoft.

5.9. На вимогу Користувача Розробник має надати інформацію про те, які саме персональні дані Користувача зберігаються у Розробника. Для отримання такої інформації, Користувач має надіслати повідомлення електронною поштою на адресу: dpo@mazars.ua або передати офіційний письмовий запит листом з застосуванням поштового зв’язку на поштову адресу Розробника: Спеціаліст із захисту даних ТОВ «Мазар Україна», вул. Кирилівська, 15А, Київ 04080 Україна.

Така інформація надається Розробником у письмовому вигляді на зазначену Користувачем електронну чи поштову адресу протягом тридцяти календарних днів з дня отримання такого запиту Розробником.

5.10. Протягом всього строку зберігання персональних даних, який зазначено у п. 6.4 цієї Політики Конфіденційності, Користувач має право надавати Розробнику уточнення його персональних даних, вимагати внесення змін, блокування або видалення своїх персональних даних, відкликання згоди на обробку персональних даних, яка Користувачем надана Розробнику згідно з цією Політикою, а також звертатись до Розробника з інших питань щодо персональних даних Користувача, які обробляються Розробником, у тому числі у разі наявності будь-яких зауважень, побажань чи претензій, в письмовій формі шляхом повідомлення електронною поштою на адресу: dpo@mazars.ua або шляхом надсилання листа з застосуванням поштового зв’язку на адресу: Спеціаліст із захисту даних ТОВ «Мазар Україна», вул. Кирилівська, 15А, Київ 04080 Україна.

6.1. Персональні дані Користувача можуть видалятися у зв‘язку з закінченням строку зберігання персональних даних Користувача, або за запитом Користувача, а також у разі відкликання згоди Користувача на обробку персональних даних, відмови від обробки персональних даних або вимоги про їх видалення.

6.2. Зберігання персональних даних здійснюється до закінчення строку зберігання персональних даних або до настання однієї з наступних подій, якщо вони виникнуть раніше закінчення строку зберігання персональних даних Користувачів:

• у разі відкликання Користувачем згоди на обробку персональних даних – протягом трьох робочих днів з дня отримання такого відкликання;
• у разі отримання від Користувача вимоги про знищення персональних даних – протягом трьох робочих днів з дня отримання такої вимоги.

6.3. Вимога про знищення персональних даних або відкликання Користувачем згоди на обробку персональних даних має бути зроблена в письмовій формі шляхом повідомлення електронною поштою на адресу: dpo@mazars.ua або шляхом надсилання листа з застосуванням поштового зв’язку на адресу: Спеціаліст із захисту даних ТОВ «Мазар Україна», вул. Кирилівська, 15А, Київ 04080 Україна.

6.4. Строк зберігання персональних даних Користувачів – 3 роки з дати останньої комунікації Розробника з Користувачем (за допомогою використання Віртуального Консультанта або шляхом прямого спілкування фахівців Розробника з Користувачем).

7.1. Віртуальний Консультант може надавати Користувачу посилання на інші веб-сайти в інформаційних цілях. При переході за такими посиланнями, Користувач має самостійно ознайомитись з політикою конфіденційності відповідного веб-сайту, оскільки на веб-сайти третіх сторін дана Політика конфіденційності не поширюється.

7.2. Розробник не несе відповідальності за недостовірність персональних даних, наданих Користувачем, а також за розголошення персональних даних третім особам Користувачем або з вини Користувача.

7.4. Розробник та Користувач за порушення умов цієї Політики Конфіденційності несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України. 

7.5. Користувач має право застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних, в тому числі подавати скаргу у наглядову установу або звертатись до суду.

7.6. До того, як звернутися до суду з позовом, з метою вирішення спору між Користувачем та Розробником, сторони зобов’язуються передати претензії іншій стороні у письмовому вигляді. Друга сторона (Розробник або Користувач) має надати письмову відповідь на претензію протягом 30 (тридцяти) календарних днів з дати отримання такої претензії. Відповідь на претензію може включати письмову пропозицію про врегулювання спору.

7.7. У випадку неможливості вирішення суперечок шляхом переговорів, спори вирішується у судовому порядку згідно чинного законодавства України. 

7.8. Розробник залишає за собою право періодично і без попереднього повідомлення Користувача вносити зміни та доповнення, в тому числі при зміні вимог законодавства. Користувач зобов'язаний знайомитися з текстом Політики Конфіденційності кожного разу при використанні Чат-Боту.

7.9. Нова редакція Політики вступає в силу з моменту її розміщення на Веб-Сайті Розробника. Продовження використання Чат-Боту або його сервісів після публікації нової редакції Політики Конфіденційності означає прийняття Політики Конфіденційності і всіх її умов Користувачем.

7.10. У разі незгоди з умовами Політики Користувач повинен негайно припинити використання Чат-Боту.

7.11. Дата останнього оновлення даної Політики конфіденційності – 13 липня 2023 року.